Informatievoorziening als groei-uitdaging

Veel van onze klanten, agrarische- en voedselondernemers in het kleinbedrijf, werken met ons op een kantelpunt in hun ontwikkeling. Ze willen groeien, professionaliseren of een nieuwe koers inslaan. Wij versterken hen op verschillende lagen, van persoonlijke vraagstukken en strategievorming tot de bedrijfsvoering.

Net zoals een verhuizing naar een grotere locatie uitdagingen met zich meebrengt, financieel en organisatorisch, zien we dat ook voor de informatievoorziening binnen het bedrijf. Tot dat moment heeft het vaak prima gewerkt met Office, Google documenten, de webshop - met de handmatige processen kom je een heel eind. Maar naarmate het bedrijf groeit, wordt de bedrijfsvoering groter en complexer. Er ontstaat meer behoefte aan overzicht, inzicht en structuur. Alles werkt nog wel, maar het kost steeds meer tijd en energie.

Veel ondernemers komen op een punt waarop de spreadsheets steeds groter worden, terwijl het overzicht juist kleiner wordt. Ze zijn Excel aan het ontgroeien, maar nog niet groot genoeg om brede (lees: dure) softwarepakketten te rechtvaardigen. De investeringen zijn hoog en de beschikbare oplossingen sluiten vaak niet goed aan op de praktijk van kleinere ondernemingen. Wat is dan de volgende stap?

Nieuwe kansen voor het kleinbedrijf

Met de komst van AI ontstaan nieuwe mogelijkheden. Er zijn inmiddels tools waarmee relatief eenvoudig webapplicaties ontwikkeld kunnen worden voor heel specifieke vraagstukken binnen een bedrijf. Dit biedt kansen voor de kleinere ondernemer die hiermee kan professionaliseren en processen verbeteren.

Nieuwe tools maken het mogelijk om bedrijfsinformatie samen te brengen in eenvoudige toepassingen die direct inzicht geven of een operationeel proces kunnen ondersteunen. Bijvoorbeeld in welke producten het meeste opleveren en welke klantgroepen groeien of hoe de onderneming zich ontwikkelt. Daarnaast maken de huidige AI-tools het mogelijk om in gewone spreektaal software te ontwikkelen. Je hoeft geen programmeertaal meer te spreken om een idee uit te werken of een toepassing te bouwen.

Dat betekent niet automatisch dat er ook goede oplossingen ontstaan. Vaak wordt gedacht: "ik bouw dit zelf wel even". In de praktijk blijkt dat bij de inzet van AI de kwaliteit van de uitkomst sterk wordt bepaald door de kwaliteit van de input.

Juist daar ontstaat vaak het verschil tussen een handige tool en een oplossing die daadwerkelijk werkt. En net als bij Excel geldt ook hier: ken en respecteer de grenzen. Genoemde oplossingen zijn prima voor intern gerichte, kleinschalige toepassingen of prototypes. Verwacht niet dat met deze methode bijvoorbeeld een volledige en schaalbare webshop of ERP kan worden gerealiseerd.

Van bedrijfsproces naar bruikbare oplossing

Om een goede applicatie te bouwen moet eerst helder zijn welk proces ondersteund moet worden. Welke stappen worden doorlopen? Welke informatie is nodig? Hoe hangen verschillende onderdelen met elkaar samen? En wat moet de uitkomst uiteindelijk betekenen voor de ondernemer?

Neem bijvoorbeeld een kostprijsberekening. Welke onderdelen bepalen de kostprijs? Welke keuzes worden gemaakt? Hoe wordt de uitkomst vervolgens gebruikt in een begroting, prognose of investeringsbeslissing? Het proces moet eerst worden doorgrond, vervolgens worden vertaald naar bouwstenen, datastructuren en logica. Pas daarna ontstaat een oplossing die daadwerkelijk werkt in de praktijk.

Dat vraagt om kennis van bedrijfsprocessen én inzicht in hoe software deze processen kan ondersteunen. In die combinatie ligt een kracht van Bart. Zijn jarenlange ervaring met procesanalyse en softwaredesign binnen supply chain management van grote ondernemingen helpt hem om processen snel te doorgronden en te vertalen naar een passende oplossing voor onze klanten.

Voorbeelden uit de praktijk

Applicaties waar we momenteel aan werken zijn onder andere:

• Kostprijscalculatie voor nieuwe producten en processen

• Voorraadtool voor inzicht in kosten, opbrengsten, marge en rotatie

• Financieel dashboard als aanvulling op een bestaand boekhoudsysteem

• Productieplanner

• Slimme foto kassa voor boerderijwinkels

• Bestelportaal

De toepassingen zijn divers en hebben overeenkomstig dat ze een bedrijfsproces ondersteunen op een manier die overzicht, inzicht en houvast geeft aan de ondernemer.

Geen doel op zich

Een digitale oplossing staat voor ons nooit op zichzelf en is geen doel op zich. Het begint altijd bij de ondernemer, het bedrijf en de vraag die er ligt. Daaruit ontstaat inzicht in welke ondersteuning nodig is. Dat kan vragen om een aanpassing in een proces of een nieuwe werkwijze. Pas daarna wordt duidelijk of een digitale toepassing kan bijdragen aan de volgende stap in de ontwikkeling van het bedrijf.